Shiftmate
Sözleşme takip Excel ve yenileme hatırlatma listesi
Tedarikçi, bakım ve hizmet sözleşmelerini sorumlusu ve bitiş tarihiyle izleyin. Bildirim için kalan günleri ve yaklaşan yenilemeleri Excel ile görün.
Hazırlayan: Shiftmate Ürün ve Operasyon Ekibi · Son kontrol:
Gerçek dosya önizlemeleri
Aşağıdaki görseller indirilecek çalışma kitabının gerçek veri giriş ve yönetici özeti sayfalarıdır.
Adım adım kullanım
Örneği inceleyip boş dosyayı hazırlayın
Her sözleşme dönemi için benzersiz bir kayıt numarası verin. Tedarikçi, hizmet, sorumlu, başlangıç ve bitiş tarihini girin. Bildirim gün sayısı, bitişten kaç takvim günü önce işlem yapılacağını belirtir; bunu sözleşmenizi kontrol ederek siz belirlersiniz. Bildirim gerekmiyorsa 0 yazabilirsiniz. Aktif, Yenilendi veya Kapandı aşamasını seçin. Yeni dönem başladığında eski satırı Yenilendi yapıp yeni tarih aralığı için yeni kayıt açın. Üstteki eşik, hesaplanan bildirim gününe kaç gün kala Yaklaşıyor uyarısı verileceğini belirler.
Sarı alanlara gerçek kayıtları yazın
Bildirim tarihi bitiş tarihinden girilen bildirim gününün çıkarılmasıdır. Kalan gün, bu tarihten kontrol tarihinin çıkarılmasıyla bulunur. Aktif kayıtta bitiş geçmişse Süre doldu, bildirim günü geçmişse Bildirim gecikti, yaklaşan eşik içindeyse Yaklaşıyor, daha ilerideyse Aktif görünür. Yenilendi veya Kapandı seçilen kayıt yaklaşan ve geciken sayılarından çıkar. Bitişin başlangıçtan önce olması, negatif veya kesirli bildirim günü, eksik sorumlu ve tekrarlanan kayıt numarası kontrol ister. Hesap takvim günüdür; hafta sonu ve tatil kaydırması yapılmaz.
Kontrol uyarılarını düzeltip özeti inceleyin
Yaklaşan bildirimleri ilgili sorumluyla gözden geçirin. Yenilenen sözleşmenin yeni dönemini ayrı kayıtla açın. Bildirim yapıldığını kanıtlayan kaydı dosyadan bağımsız saklayın.
Bu Excel dosyası neyi çözer?
Tedarikçi, bakım ve hizmet sözleşmelerini sorumlusu ve bitiş tarihiyle izleyin. Bildirim için kalan günleri ve yaklaşan yenilemeleri Excel ile görün. Her sözleşme dönemi için benzersiz bir kayıt numarası verin. Tedarikçi, hizmet, sorumlu, başlangıç ve bitiş tarihini girin. Bildirim gün sayısı, bitişten kaç takvim günü önce işlem yapılacağını belirtir; bunu sözleşmenizi kontrol ederek siz belirlersiniz. Bildirim gerekmiyorsa 0 yazabilirsiniz. Aktif, Yenilendi veya Kapandı aşamasını seçin. Yeni dönem başladığında eski satırı Yenilendi yapıp yeni tarih aralığı için yeni kayıt açın. Üstteki eşik, hesaplanan bildirim gününe kaç gün kala Yaklaşıyor uyarısı verileceğini belirler.
Dosyanın içinde neler var?
Sorumlu ve tedarikçi alanları, Bitiş ve bildirim öncesi gün, Hesaplanan bildirim tarihi, Yaklaşan / geciken bildirim özeti. Dosya örnek satırlar, hazır formüller, veri doğrulama alanları, risk renklendirmeleri ve yönetici özeti içerir.
Hesaplama ve kontrol mantığı
Bildirim tarihi bitiş tarihinden girilen bildirim gününün çıkarılmasıdır. Kalan gün, bu tarihten kontrol tarihinin çıkarılmasıyla bulunur. Aktif kayıtta bitiş geçmişse Süre doldu, bildirim günü geçmişse Bildirim gecikti, yaklaşan eşik içindeyse Yaklaşıyor, daha ilerideyse Aktif görünür. Yenilendi veya Kapandı seçilen kayıt yaklaşan ve geciken sayılarından çıkar. Bitişin başlangıçtan önce olması, negatif veya kesirli bildirim günü, eksik sorumlu ve tekrarlanan kayıt numarası kontrol ister. Hesap takvim günüdür; hafta sonu ve tatil kaydırması yapılmaz.
Çalışılmış örnek: Bitiş tarihinden önceki bildirim gününü görmek
Sözleşme bitişi: 31 Ekim 2026. Bildirim: 15 gün önce. Kontrol tarihi: 16 Ekim 2026. Aşama: Aktif. Sonuç: Bildirim tarihi 16 Ekim 2026 ve kalan gün 0 olur. Kayıt Yaklaşıyor olarak görünür. Ertesi gün halen Aktif ise Bildirim gecikti durumuna geçer; sözleşmenin kendisi henüz sona ermemiştir.
Bu sonuçla alınabilecek kararlar
Yaklaşan bildirimleri ilgili sorumluyla gözden geçirin. Yenilenen sözleşmenin yeni dönemini ayrı kayıtla açın. Bildirim yapıldığını kanıtlayan kaydı dosyadan bağımsız saklayın
Yaygın kullanım hataları
Sadece sözleşme bitişine bakıp ön bildirim gününü unutmak. Yenilenen dönemi eski satırın tarihleri üzerine yazıp geçmişi kaybetmek. Excel uyarısını otomatik e-posta gönderildiği şeklinde yorumlamak
Sınırlar ve doğru kullanım
150 sözleşme dönemi için operasyonel takip sunar. Dosya yalnız açıkken ve hesaplama yenilendiğinde tarih durumunu gösterir; e-posta, SMS veya telefon bildirimi göndermez. Bildirim süresinin hukuki doğruluğunu belirlemez, iş günü hesabı yapmaz ve sözleşme metni saklamaz. Otomatik yenileme koşulları ve bildirimin hangi kanalla yapılacağı ayrıca kontrol edilmelidir. Özet filtrelerden bağımsızdır. Gizli sözleşme içeriği yerine kayıt numarası ve kısa hizmet açıklaması kullanın.
Uyumluluk ve kalite kontrolü
Bu dosyanın iki sayfası görsel olarak incelendi; boş, örnek ve hatalı giriş senaryolarında formüller yeniden hesaplanarak kontrol edildi. Excel masaüstü uygulamasında ayrıca bir cihaz testi yapılmadı. Makrosuz .xlsx; formüller ve açılır listeler dosyanın içindedir. Takip sayfasında 150 hazır kayıt satırı ve bağımsız Örnek sayfası bulunur. Masaüstü Excel için hazırlanmıştır; diğer tablo uygulamalarında görünüm ve doğrulamaları kontrol edin.
Bu dosyanın kapsamı
Bu dosya sözleşmede sizin belirlediğiniz gün sayısını kullanır. E-posta veya telefon bildirimi göndermez; hukuki bildirim süresini belirlemez. Shiftmate sözleşme yönetim yazılımı değildir.
İlgili resmî ve teknik kaynaklar
Sık sorulan sorular
Yenileme günü yaklaşınca e-posta gelir mi?
Hayır. Excel içinde renk ve durum uyarısı vardır. Sorumlu kişinin dosyayı düzenli açması ve kendi takvimini kullanması gerekir.
Bildirim günü ile bitiş günü aynı şey mi?
Değildir. Bildirim tarihi, girilen gün sayısı kadar bitişten önce hesaplanır. Örneğin 31 Ekim bitişi ve 15 gün ön bildirim için tarih 16 Ekim olur.
Sözleşme yenilendiğinde satırı silmeli miyim?
Silmek yerine aşamayı Yenilendi yapın. Yeni dönemi yeni kayıt numarasıyla açın; böylece eski dönemin tarihleri kalır.
Hafta sonlarını çıkarıyor mu?
Hayır. Takvim günü hesabı yapar. Sözleşmede iş günü veya özel bildirim kuralları varsa tarihleri yetkili uzmanla ayrıca doğrulayın.