تتبع العقود ببرنامج Excel وقائمة التذكير بالتجديد

معاينات الملف الفعلي

الصور أدناه هي صفحات إدخال البيانات الفعلية والملخص التنفيذي للمصنف الذي سيتم تنزيله.

الاستخدام خطوة بخطوة

1. افحص المثال وأعد الملف الفارغ

   توفير رقم تسجيل فريد لكل فترة عقد. أدخل المورد والخدمة والمسؤول وتاريخ البدء والانتهاء. يشير عدد أيام الإشعار إلى عدد الأيام التقويمية قبل نهاية المعاملة؛ يمكنك تحديد ذلك عن طريق التحقق من العقد الخاص بك. إذا لم يكن هناك أي إشعار مطلوب، يمكنك كتابة 0. حدد المرحلة نشط أو متجدد أو مغلق. عندما تبدأ الفترة الجديدة، قم بتغيير الصف القديم إلى تم التحديث وافتح سجلاً جديدًا لنطاق التاريخ الجديد. يحدد الحد الأعلى عدد الأيام قبل يوم الإشعار المحسوب الذي سيتم إصدار تحذير الاقتراب فيه.

2. اكتب السجلات الفعلية في الحقول الصفراء

   تاريخ الإخطار هو طرح يوم الإخطار الذي تم إدخاله من تاريخ الانتهاء. يتم العثور على الأيام المتبقية عن طريق طرح تاريخ التحكم من هذا التاريخ. إذا انتهت صلاحية السجل النشط، فسوف يظهر منتهي الصلاحية؛ إذا مر تاريخ الإخطار، فسوف يظهر تأخر الإخطار؛ إذا كان ضمن العتبة القادمة، فسوف يظهر القادمة؛ إذا كان أبعد من ذلك، فسوف يظهر نشط. يتم طرح السجل المحدد كمتجدد أو مغلق من الأرقام القادمة والمتأخرة. يتطلب التحقق من أن النهاية قبل البداية، يوم إشعار سلبي أو جزئي، فقدان رقم التسجيل المسؤول والمكرر. الحساب هو يوم التقويم. لا يُسمح بالتحول في عطلة نهاية الأسبوع والعطلات.

3. إصلاح تنبيهات التحكم وملخص المراجعة

   قم بمراجعة الإشعارات القادمة مع جهة الاتصال المناسبة. فتح المدة الجديدة للعقد المجدد بسجل منفصل. احتفظ بالسجل الذي يثبت أنه تم إرسال الإشعار، بشكل مستقل عن الملف.

ما الذي يحله ملف Excel هذا؟

تتبع عقود الموردين والصيانة والخدمة مع تاريخ الأصل والانتهاء. راجع الأيام المتبقية للإشعارات والتجديدات القادمة باستخدام Excel. توفير رقم تسجيل فريد لكل فترة عقد. أدخل المورد والخدمة والمسؤول وتاريخ البدء والانتهاء. يشير عدد أيام الإشعار إلى عدد الأيام التقويمية قبل نهاية المعاملة؛ يمكنك تحديد ذلك عن طريق التحقق من العقد الخاص بك. إذا لم يكن هناك أي إشعار مطلوب، يمكنك كتابة 0. حدد المرحلة نشط أو متجدد أو مغلق. عندما تبدأ الفترة الجديدة، قم بتغيير الصف القديم إلى تم التحديث وافتح سجلاً جديدًا لنطاق التاريخ الجديد. يحدد الحد الأعلى عدد الأيام قبل يوم الإشعار المحسوب الذي سيتم إصدار تحذير الاقتراب فيه.

ماذا يوجد داخل الملف؟

حقول المسؤول والمورد، أيام النهاية والإشعار المسبق، تاريخ الإشعار المحسوب، ملخص الإشعارات القادمة/المتأخرة. يحتوي الملف على نماذج الصفوف والصيغ المعلبة وحقول التحقق من صحة البيانات وألوان المخاطر والملخص التنفيذي.

منطق الحساب والتحكم

تاريخ الإخطار هو طرح يوم الإخطار الذي تم إدخاله من تاريخ الانتهاء. يتم العثور على الأيام المتبقية عن طريق طرح تاريخ التحكم من هذا التاريخ. إذا انتهت صلاحية السجل النشط، فسوف يظهر منتهي الصلاحية؛ إذا مر تاريخ الإخطار، فسوف يظهر تأخر الإخطار؛ إذا كان ضمن العتبة القادمة، فسوف يظهر القادمة؛ إذا كان أبعد من ذلك، فسوف يظهر نشط. يتم طرح السجل المحدد كمتجدد أو مغلق من الأرقام القادمة والمتأخرة. يتطلب التحقق من أن النهاية قبل البداية، يوم إشعار سلبي أو جزئي، فقدان رقم التسجيل المسؤول والمكرر. الحساب هو يوم التقويم. لا يُسمح بالتحول في عطلة نهاية الأسبوع والعطلات.

مثال عملي: رؤية الإخطار قبل يوم من الموعد المحدد

نهاية العقد: 31 أكتوبر 2026. الإخطار: قبل 15 يومًا. تاريخ الفحص: 16 أكتوبر 2026. المرحلة: نشط. النتيجة: تاريخ الإعلام هو 16 أكتوبر 2026 والأيام المتبقية هي 0. يظهر التسجيل على أنه قادم. إذا ظل نشطًا في اليوم التالي، فسيتحول الإشعار إلى الحالة المتأخرة؛ العقد نفسه لم ينته بعد.

القرارات التي يمكن اتخاذها نتيجة لذلك

قم بمراجعة الإشعارات القادمة مع جهة الاتصال المناسبة. فتح المدة الجديدة للعقد المتجدد بسجل منفصل. احتفظ بالسجل الذي يثبت أنه تم إرسال الإشعار، بشكل مستقل عن الملف

أخطاء الاستخدام الشائعة

مجرد النظر إلى نهاية العقد ونسيان يوم الإشعار الأولي. كتابة الفترة المتجددة على تواريخ السطر القديم وضياع الماضي. تفسير تنبيه Excel كبريد إلكتروني تلقائي مرسل

الحدود والاستخدام السليم

يوفر تتبعًا تشغيليًا لمدة 150 فترة عقد. يعرض حالة التاريخ فقط عندما يكون الملف مفتوحًا ويتم تحديث الحساب؛ لا يرسل البريد الإلكتروني، والرسائل القصيرة أو إشعارات الهاتف. ولا يحدد الدقة القانونية لفترة الإشعار، ولا يحسب أيام العمل، ولا يخزن نص العقد. ويجب أيضًا التحقق من شروط التجديد التلقائي والقناة التي سيتم من خلالها إرسال الإشعار. الملخص مستقل عن المرشحات. استخدم رقم التسجيل ووصف الخدمة المختصر بدلاً من محتوى العقد السري.

التوافق ومراقبة الجودة

تم فحص صفحتين من هذا الملف بصريًا؛ تمت إعادة حساب الصيغ وفحصها في سيناريوهات الإدخال الفارغة والعينة وغير الصحيحة. لم يكن هناك اختبار منفصل للجهاز لتطبيق Excel لسطح المكتب. .xlsx بدون ماكرو؛ يتم تضمين الصيغ والقوائم المنسدلة في الملف. تتضمن صفحة التتبع 150 سطر سجل محددًا مسبقًا وصفحة نموذجية مستقلة. مُعد لسطح المكتب Excel؛ التحقق من طرق العرض وعمليات التحقق من الصحة في تطبيقات جداول البيانات الأخرى.

نطاق هذا الملف

يستخدم هذا الملف عدد الأيام التي تحددها في العقد. لا يرسل إشعارات عبر البريد الإلكتروني أو الهاتف؛ ولا يحدد فترة الإشعار القانوني. Shiftmate ليس برنامجًا لإدارة العقود.

المصادر الرسمية والفنية ذات الصلة

• مايكروسوفت: الدالة SUMIFS

الأسئلة المتداولة