Shiftmate
تتبع تحصيل الفواتير ببرنامج Excel وجدول تقادم المستحقات
تتبع فواتير العملاء والتحصيل الجزئي والمستحقات المتبقية. برنامج Excel مجاني يفصل الرصيد الماضي إلى 1-30، 31-60، 61-90 وأكثر من 90 يومًا.
من إعداد:فريق الإنتاج والعمليات في Shiftmate · Son kontrol:
معاينات الملف الفعلي
الصور أدناه هي صفحات إدخال البيانات الفعلية والملخص التنفيذي للمصنف الذي سيتم تنزيله.
الاستخدام خطوة بخطوة
افحص المثال وأعد الملف الفارغ
فتح رقم سجل فريد لكل فاتورة عميل. اكتب رمز العميل ورقم الفاتورة وتاريخ الإصدار والاستحقاق. قم بمطابقة المبلغ الإجمالي مع المبلغ المستحق بالليرة التركية في وثيقتك؛ الملف أيضًا لا يحسب ضريبة القيمة المضافة. الحقل المجمّع هو الإجمالي التراكمي للمدفوعات الموزعة على تلك الفاتورة. إذا لم يتم الدفع بعد، اكتب 0، ولا تتركه فارغًا. إذا قامت دفعة بنكية بتسوية أكثر من فاتورة واحدة، فقم بتوزيع المبلغ بين البنود ذات الصلة. لا تقم بإعادة كتابة نفس الدفعة بالكامل في كل سطر. أدخل البيانات الفعلية في صفحة التتبع؛ السجلات الوهمية الموجودة في صفحة المثال مستقلة.
اكتب السجلات الفعلية في الحقول الصفراء
الرصيد المتبقي هو مبلغ الفاتورة مطروحًا منه المبلغ الذي تم تحصيله. وفي السطر الذي يحتوي على رصيد مفتوح، يكون التأخير هو الفرق الإيجابي في يوم التقويم بين تاريخ المراقبة وتاريخ الاستحقاق. التأخير في تاريخ الاستحقاق هو صفر. يقع الرصيد المفتوح ضمن إحدى المجموعات 1–30، 31–60، 61–90 و90+ يومًا؛ تظهر أيضًا تلك التي ليست مستحقة. تصبح مجموعة الفاتورة المجمعة بالكامل مغلقة. لا يتم إضافة المبالغ السالبة أو التحصيلات الأكبر من الفاتورة أو التواريخ المفقودة أو أرقام التسجيل المكررة إلى الحسابات؛ يوضح عمود التحكم السبب. لا تستخدم إجمالي الرصيد أعلاه كقائمة نهائية دون تصحيح هذه التحذيرات.
إصلاح تنبيهات التحكم وملخص المراجعة
وضع الفواتير المتأخرة في قائمة التسويات مع العميل. قارن توزيع الدفعة الجزئية مع كشف الحساب البنكي. قم بمراجعة قائمة الأرصدة المفتوحة حسب فئة الشيخوخة.
ما الذي يحله ملف Excel هذا؟
تتبع فواتير العملاء والتحصيل الجزئي والمستحقات المتبقية. برنامج Excel مجاني يفصل الرصيد المستحق إلى 1-30، 31-60، 61-90 وأكثر من 90 يومًا. فتح رقم سجل فريد لكل فاتورة عميل. اكتب رمز العميل ورقم الفاتورة وتاريخ الإصدار والاستحقاق. قم بمطابقة المبلغ الإجمالي مع المبلغ المستحق بالليرة التركية في وثيقتك؛ الملف أيضًا لا يحسب ضريبة القيمة المضافة. الحقل المجمّع هو الإجمالي التراكمي للمدفوعات الموزعة على تلك الفاتورة. إذا لم يتم الدفع بعد، اكتب 0، ولا تتركه فارغًا. إذا قامت دفعة بنكية بتسوية أكثر من فاتورة واحدة، فقم بتوزيع المبلغ بين البنود ذات الصلة. لا تقم بإعادة كتابة نفس الدفعة بالكامل في كل سطر. أدخل البيانات الفعلية في صفحة التتبع؛ السجلات الوهمية الموجودة في صفحة المثال مستقلة.
ماذا يوجد داخل الملف؟
المستحقات المتبقية بناءً على الفواتير، والتحصيل الجزئي ومراقبة الدفع الزائد، ومجموعات الاستحقاق والتقادم، والرصيد المتأخر وملخص الترحيل غير الصحيح. يحتوي الملف على نماذج الصفوف والصيغ المعلبة وحقول التحقق من صحة البيانات وألوان المخاطر والملخص التنفيذي.
منطق الحساب والتحكم
الرصيد المتبقي هو مبلغ الفاتورة مطروحًا منه المبلغ الذي تم تحصيله. وفي السطر الذي يحتوي على رصيد مفتوح، يكون التأخير هو الفرق الإيجابي في يوم التقويم بين تاريخ المراقبة وتاريخ الاستحقاق. التأخير في تاريخ الاستحقاق هو صفر. يقع الرصيد المفتوح ضمن إحدى المجموعات 1–30، 31–60، 61–90 و90+ يومًا؛ تظهر أيضًا تلك التي ليست مستحقة. تصبح مجموعة الفاتورة المجمعة بالكامل مغلقة. لا يتم إضافة المبالغ السالبة أو التحصيلات الأكبر من الفاتورة أو التواريخ المفقودة أو أرقام التسجيل المكررة إلى الحسابات؛ يوضح عمود التحكم السبب. لا تستخدم إجمالي الرصيد أعلاه كقائمة نهائية دون تصحيح هذه التحذيرات.
مثال عملي: إيجاد المستحق المتبقي في التحصيل الجزئي
إجمالي الفاتورة: 12,000 ليرة تركية. المجمعة: 4,000 ليرة تركية. الاستحقاق: 1 أكتوبر 2026. تاريخ التحكم: 16 أكتوبر 2026. النتيجة: المستحق المتبقي هو 8000 ليرة تركية، والتأخير 15 يومًا. يقع التسجيل ضمن المجموعة التي تتراوح مدتها من 1 إلى 30 يومًا. عندما يصل المبلغ الذي تم جمعه إلى 12000 ليرة تركية، تتم إعادة ضبط الرصيد المفتوح إلى الصفر ويتم إغلاق السجل.
القرارات التي يمكن اتخاذها نتيجة لذلك
وضع الفواتير المتأخرة في قائمة التسويات مع العميل. قارن توزيع الدفعة الجزئية مع كشف الحساب البنكي. قم بمراجعة قائمة الأرصدة المفتوحة حسب فئة الشيخوخة
أخطاء الاستخدام الشائعة
إعادة كتابة إجمالي العميل في كل فاتورة. ترك السجل غير مكتمل عن طريق ترك السطر غير القابل للتحصيل فارغًا. رد الدفعة أو الاحتفاظ بالفاتورة الملغاة كمستحق عادي
الحدود والاستخدام السليم
تم إعداد 150 سجلاً. يغطي الملخص جميع الصفوف الصالحة، بغض النظر عن عوامل التصفية، ويعمل بالعملة الواحدة ليرة تركية. لا تقم بإضافة العملات إلى نفس الإجمالي. هذا ليس كشف حساب جاري أو نظام فاتورة إلكترونية أو سجل تاريخ التحصيل. قم بمطابقة المرتجعات وإشعارات الائتمان مع سجلاتك الخاصة أولاً. ولا يقوم بإصدار الفواتير واحتساب الضرائب وإرسال الرسائل إلى العميل. يمكن أن يؤدي قيام أكثر من شخص بإجراء تغييرات على نفس نسخة الملف إلى حدوث ارتباك في الإصدار.
التوافق ومراقبة الجودة
تم فحص صفحتين من هذا الملف بصريًا؛ تمت إعادة حساب الصيغ وفحصها في سيناريوهات الإدخال الفارغة والعينة وغير الصحيحة. لم يكن هناك اختبار منفصل للجهاز لتطبيق Excel لسطح المكتب. .xlsx بدون ماكرو؛ يتم تضمين الصيغ والقوائم المنسدلة في الملف. تتضمن صفحة التتبع 150 سطر سجل محددًا مسبقًا وصفحة نموذجية مستقلة. مُعد لسطح المكتب Excel؛ التحقق من طرق العرض وعمليات التحقق من الصحة في تطبيقات جداول البيانات الأخرى.
نطاق هذا الملف
يتتبع هذا الملف مستحقات العملاء. لا يصدر فواتير إلكترونية، ولا يجمع المعاملات المصرفية، ولا يرسل رسائل تحصيل تلقائية. تطبيق Shiftmate ليس برنامج فوترة أو محاسبة.
المصادر الرسمية والفنية ذات الصلة
الأسئلة المتداولة
ما هو الفرق بينه وبين قالب تتبع الحساب الحالي؟
في هذا الملف، يعتبر السطر عبارة عن فاتورة ويتم إجراء تقادم الاستحقاق. ملف الحساب الحالي مخصص لتتبع معاملات الخصم/الائتمان المختلفة للعميل؛ ويجب أن تكون نفس الدفعة متسقة في كلا الملفين.
ماذا يجب أن أكتب إذا تم دفع الفاتورة على عدة أجزاء؟
في الخلية المجمعة، اكتب إجمالي الدفعة حتى الآن. على سبيل المثال، إذا كان 2000 ليرة تركية متبوعًا بـ 3000 ليرة تركية، فستكون القيمة 5000 ليرة تركية؛ لا تتم كتابة الدفعة الثانية وحدها.
ماذا يحدث إذا قمت بإدخال دفعة أكبر من مبلغ الفاتورة؟
يظهر تحذير التحكم ولا يتم تضمين هذا السطر في الرصيد المحسوب. افحص ما إذا كانت الدفعة الزائدة تنتمي إلى فاتورة أخرى أو دفعة مقدمة.
هل يمكنني الحصول على تقرير بتاريخ قديم؟
يمكنك تغيير تاريخ الشيك. ومع ذلك، فإن حقل التحصيل هو المبلغ الحالي التراكمي. بالنسبة للرصيد التاريخي، يجب عليك استخدام إجماليات الدفع لذلك اليوم في نسخة ملف منفصلة.