Shiftmate Türkiye

Personel özlük dosyası eksik evrak takip Excel şablonu

Çalışan özlük dosyalarındaki gerekli belgeleri, eksikleri ve son geçerlilik tarihlerini tek listede izleyin.

Hazırlayan: Shiftmate Ürün ve Operasyon Ekibi · Son kontrol:

Gerçek dosya önizlemeleri

Aşağıdaki görseller indirilecek çalışma kitabının gerçek veri giriş ve yönetici özeti sayfalarıdır.

Özlük dosyası takibi Excel takip sayfası gerçek ekran görüntüsü
Özlük dosyası takibi için veri girişleri, formüller ve durum kontrolleri
Özlük dosyası takibi Excel yönetici özeti gerçek ekran görüntüsü
Özlük dosyası takibi yönetici özeti ve kontrol edilmesi gereken kayıtlar

Adım adım kullanım

  1. Dosyayı işletmenize göre hazırlayın

    Çalışan ve belge türü bazında belge var/yok durumu, teslim tarihi, geçerlilik tarihi, sorumlu ve takip notunu kaydedin. Belgenin kendisini bu takip dosyasına gömmeyin.

  2. Formül ve kontrolleri çalıştırın

    Tamamlama oranı mevcut zorunlu belge sayısının beklenen belge sayısına oranıdır. Son geçerlilik tarihi yaklaşan veya eksik belgeler ayrı kontrol durumunda gösterilir.

  3. Sonucu aksiyona dönüştürün

    Özet sayfasındaki göstergeleri inceleyin. Belge gerekliliğini role göre tanımlayın. Yaklaşan son tarihleri haftalık inceleyin. Erişim yetkisini sınırlandırın.

Bu Excel dosyası neyi çözer?

Çalışan özlük dosyalarındaki gerekli belgeleri, eksikleri ve son geçerlilik tarihlerini tek listede izleyin. Çalışan ve belge türü bazında belge var/yok durumu, teslim tarihi, geçerlilik tarihi, sorumlu ve takip notunu kaydedin. Belgenin kendisini bu takip dosyasına gömmeyin.

Dosyanın içinde neler var?

Belge kontrol matrisi, Eksik evrak uyarısı, Son geçerlilik tarihi, Çalışan tamamlama oranı. Dosya örnek satırlar, hazır formüller, veri doğrulama alanları, risk renklendirmeleri ve yönetici özeti içerir.

Hesaplama ve kontrol mantığı

Tamamlama oranı mevcut zorunlu belge sayısının beklenen belge sayısına oranıdır. Son geçerlilik tarihi yaklaşan veya eksik belgeler ayrı kontrol durumunda gösterilir.

Çalışılmış örnek: Eksik evrak taraması

18 çalışan. Kişi başı 12 kontrol maddesi. Toplam 9 eksik kayıt. Sonuç: Eksiklerin 6 tanesinin süresi dolan belgeler olduğu görülür; sorumlu ve son tarih atanarak takip listesi oluşturulur.

Bu sonuçla alınabilecek kararlar

Belge gerekliliğini role göre tanımlayın. Yaklaşan son tarihleri haftalık inceleyin. Erişim yetkisini sınırlandırın

Yaygın kullanım hataları

Tüm çalışanlara gereksiz aynı belge listesini uygulamak. Hassas belge içeriğini takip tablosuna kopyalamak. İşten ayrılan kişinin saklama politikasını belirsiz bırakmak

Sınırlar ve doğru kullanım

Bu şablon belge envanteridir, hukuki özlük dosyası listesi değildir. Zorunlu belgeleri iş hukuku ve KVKK uzmanınızla belirleyin.

Uyumluluk ve kalite kontrolü

67 çalışma kitabının tamamı formül hata taramasından, yeniden hesaplama kontrolünden ve sayfa bazlı görsel incelemeden geçirildi. Standart .xlsx dosyası; makro veya harici bağlantı içermez. Formüller ve veri doğrulama alanları dosyanın içinde çalışır. Orijinal dosyayı koruyup işletmeniz için ayrı bir kopyada çalışmanız önerilir.

Excel'den otomasyona geçiş

Dosyayı insan kaynakları operasyonu ihtiyacını hemen çözmek için kullanın. Kayıt ve onay trafiği büyüdüğünde aynı süreci Shiftmate çalışma alanına taşıyın.

İlgili resmî ve teknik kaynaklar

Sık sorulan sorular

Kimlik veya sağlık belgesini Excel içine eklemeli miyim?

Hayır. Takip tablosunda yalnızca gerekli durum ve tarih bilgilerini tutun; belgenin kendisini kontrollü ve güvenli ortamda saklayın.

Her çalışan için aynı belgeler zorunlu mudur?

Hayır. Rol, çalışma biçimi ve özel durumlara göre belge gereksinimi değişebilir; matrisinizi uzman kontrolüyle uyarlayın.