Shiftmate
قالب Excel لتتبع المستندات المفقودة في ملف الموظفين
تتبع المستندات المطلوبة وأوجه القصور وتواريخ انتهاء الصلاحية في ملفات الموظفين الموظفين في قائمة واحدة.
من إعداد:فريق الإنتاج والعمليات في Shiftmate · Son kontrol:
معاينات الملف الفعلي
الصور أدناه هي صفحات إدخال البيانات الفعلية والملخص التنفيذي للمصنف الذي سيتم تنزيله.
الاستخدام خطوة بخطوة
قم بإعداد الملف وفقًا لعملك
تسجيل حالة حضور/غياب المستند وتاريخ التسليم وتاريخ الصلاحية وملاحظة المسؤول والمتابعة بناءً على نوع الموظف والمستند. لا تقم بتضمين المستند نفسه في ملف التتبع هذا.
تشغيل الصيغ والفحوصات
معدل الإكمال هو نسبة العدد الحالي من المستندات المطلوبة إلى العدد المتوقع من المستندات. يتم عرض المستندات التي يقترب تاريخ انتهاء صلاحيتها أو تكون مفقودة في حالة فحص منفصلة.
تحويل النتائج إلى عمل
قم بمراجعة المؤشرات في صفحة الملخص. تحديد متطلبات التوثيق حسب الدور. مراجعة المواعيد النهائية القادمة أسبوعيا. الحد من سلطة الوصول.
ما الذي يحله ملف Excel هذا؟
تتبع المستندات المطلوبة وأوجه القصور وتواريخ انتهاء الصلاحية في ملفات الموظفين الموظفين في قائمة واحدة. تسجيل حالة حضور/غياب المستند وتاريخ التسليم وتاريخ الصلاحية وملاحظة المسؤول والمتابعة بناءً على نوع الموظف والمستند. لا تقم بتضمين المستند نفسه في ملف التتبع هذا.
ماذا يوجد داخل الملف؟
مصفوفة مراقبة المستندات، تحذير المستندات المفقودة، تاريخ انتهاء الصلاحية، معدل إنجاز الموظف. يحتوي الملف على نماذج الصفوف والصيغ المعلبة وحقول التحقق من صحة البيانات وألوان المخاطر والملخص التنفيذي.
منطق الحساب والتحكم
معدل الإكمال هو نسبة العدد الحالي من المستندات المطلوبة إلى العدد المتوقع من المستندات. يتم عرض المستندات التي يقترب تاريخ انتهاء صلاحيتها أو تكون مفقودة في حالة فحص منفصلة.
مثال عملي: مسح المستندات المفقودة
18 موظفا. 12 عنصر تحكم لكل شخص. إجمالي 9 سجلات مفقودة. النتيجة: تبين أن 6 من المستندات المفقودة هي مستندات منتهية الصلاحية؛ يتم إنشاء قائمة متابعة من خلال تعيين شخص مسؤول وتحديد موعد نهائي.
القرارات التي يمكن اتخاذها نتيجة لذلك
تحديد متطلبات التوثيق حسب الدور. مراجعة المواعيد النهائية القادمة أسبوعيا. الحد من سلطة الوصول
أخطاء الاستخدام الشائعة
تطبيق نفس قائمة المستندات غير الضرورية على جميع الموظفين. نسخ محتوى المستند الحساس إلى جدول التتبع. ترك سياسة الاحتفاظ بالموظف غير واضحة
الحدود والاستخدام السليم
هذا القالب عبارة عن مخزون مستندات، وليس قائمة ملفات الموظفين القانونيين. حدد المستندات الإلزامية مع قانون العمل الخاص بك وخبير KVKK.
التوافق ومراقبة الجودة
خضعت كافة المصنفات البالغ عددها 67 لفحص أخطاء الصيغة، وفحص إعادة الحساب، والفحص البصري صفحة تلو الأخرى. ملف .xlsx القياسي؛ لا يحتوي على وحدات ماكرو أو روابط خارجية. يتم تشغيل الصيغ وحقول التحقق من صحة البيانات داخل الملف. يوصى بالاحتفاظ بالملف الأصلي والعمل على نسخة منفصلة لشركتك.
الانتقال من Excel إلى الأتمتة
استخدم الملف لحل احتياجات عمليات الموارد البشرية على الفور. عندما تتزايد حركة التسجيل والموافقة، انقل العملية نفسها إلى مساحة عمل Shiftmate.
المصادر الرسمية والفنية ذات الصلة
الأسئلة المتداولة
هل يجب علي إدراج المعرف أو المستند الصحي في برنامج Excel؟
لا، احتفظ فقط بمعلومات الحالة والتاريخ الضرورية في جدول التتبع؛ قم بتخزين المستند نفسه في بيئة آمنة وخاضعة للرقابة.
هل نفس المستندات مطلوبة من كل موظف؟
لا، قد تختلف متطلبات التوثيق حسب الدور وأسلوب العمل والظروف الخاصة؛ قم بتكييف المصفوفة الخاصة بك مع تحكم الخبراء.